TLN – VanDijk

The Learning Network – VanDijk is een toonaangevende leverancier van studiematerialen voor onderwijsinstellingen in Nederland. Ze hebben een uitgebreid assortiment boeken en digitale leermiddelen voor scholen en leerlingen.

Schoolstructuur import

VanDijk ontvangt regelmatig updates van scholen met betrekking tot hun schoolstructuur, zoals opleidingen en vakken. Ze hebben behoefte aan een geautomatiseerd systeem dat hen in staat stelt om eenvoudig een schoolstructuur te importeren doormiddel van een csv bestand of LAS (leerlingen administratie systeem) koppeling. In het systeem kunnen zij eenvoudig schoolstructuur informatie matchen, bewerken en de geschiedenis van eerdere imports bijhouden.

Uitdaging

TLN heeft de opdracht gegeven om een csv schoolstructuur import systeem te ontwerpen en implementeren. Het systeem moet de gebruiker in staat stellen om csv-bestanden te uploaden die schoolstructuur informatie bevatten, zoals opleidingen en vakken. Het systeem moet vervolgens instaat zijn deze gegevens te matchen en mogelijkheid bieden om deze te bewerken voordat de import wordt goedgekeurd. Daarnaast moeten er duidelijke systeem meldingen getoond worden bij het tonen van verschillen. En een historie bijhouden van eerdere imports. Dit alles met als doel dat de schoolstructuur in eerder stadium binnen het VanDijk systeem beschikbaar is, zodat andere systemen zoals LML (Leermiddelen lijst) hiervan gebruik kunnen maken en op tijd bestellingen geleverd kunnen worden aan scholen.

Rol

In mijn rol als UI/UX designer werkte ik samen met een ontwikkelteam, bestaande uit product owner (TLN), software architect (Luminis), requirements engineer (Luminis), 2 back-end developers (Luminis), 2 front-end developers (Luminis) en een scrum master (Luminis). Daarnaast werkte ik nauw samen met een collega designer vanuit Luminis hij werkte aan een andere onderdeel van de applicatie voor TLN.

Oplossing

Gebruikersinterface voor importeren en matchen
Het systeem heeft een gebruiksvriendelijke interface waar gebruikers csv-bestanden kunnen uploaden met schoolstructuur informatie. Het systeem analyseert de gegevens in het bestand en matcht deze deels automatisch met bestaande gegevens. Binnen de interface doorlopen de gebruikers vaste stappen om tot het daadwerkelijk goedkeuren van de schoolstructuur import over te gaan.

Bewerkingsmogelijkheid
Na het matchen van de gegevens krijgen gebruikers de mogelijkheid om de geïmporteerde gegevens te bewerken voordat deze definitief goedgekeurd kan worden. Ze kunnen verschillen zien tussen de import en de bestaande data, onjuiste gegevens kunnen aangepast worden of irrelevante gegevens verwijderen (overslaan).

Historie van eerdere imports
Het systeem houdt een historie bij van alle eerdere imports. Elk import wordt vastgelegd met de bron (CSV of LAS), uploaddatum, datum goedkeuring, goedgekeurd door en mogelijkheid om te bewerken (concept status) of bekijken. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om eventuele fouten te onderzoeken.

Validatie en fouthandelingen
Het systeem voert validatie uit op de geïmporteerde gegevens om ervoor te zorgen dat alleen geldige informatie wordt geaccepteerd. Als er fouten worden gedetecteerd, krijgen gebruikers gedetailleerde foutmeldingen middels een modal en krijgen suggesties om de problemen op te lossen voordat ze de gegevens kunnen bewerken.

Gebruiksvriendelijkheid
In het ontwerptraject gebruik gemaakt van bestaande onderzoeksgegevens en design patterns uit bestaande VanDijk systemen om tot een zo’n intuïtief en gebruiksvriendelijk mogelijk ontwerp neer te zetten.

VanDijk – Bestellen

VanDijk werkt met verschillende contractvormen die bepalend zijn voor het huidige bestelproces. Het bedrijf heeft als doel om deze bestelprocessen voor zowel scholen als leerlingen te vereenvoudigen en te verbeteren.

Uitdaging

VanDijk stond voor de uitdaging om het bestelproces efficiënter en gebruikersvriendelijker te maken. Zij willen een nieuwe bestel flow ontwikkelen waarbij scholen eenvoudiger leermiddelen kunnen bestellen, deeplinks kunnen genereren per opleiding en leerling. Terwijl leerlingen voor zichzelf de leermiddelen kunnen bestellen, moet een school leermiddelen in bulk kunnen bestellen.

Rol:

In mijn rol als UI/UX designer werkte ik samen een software architect (Luminis), UX designer (Luminis) en product owners vanuit TLN.

Oplossing

Om aan de behoefte van scholen en VanDijk te voldoen zijn de huidige bestelprocessen vereenvoudigd, waarin alle bestelprocessen op basis van contractvormen aanbod komen. In het bestelproces moet het ook mogelijk zijn om leermiddelen bij te bestellen die niet verplicht zijn, denk aan rekenmachine, geodriehoek enz. Het bestelproces is in 3 stappen uiteengezet. 1 leermiddelen lijst voor controle, 2 winkelwagen met daarin de leermiddelen 3 Bezorgen en bestellen.

Bestel scenario’s

• Scholen kunnen via het bestelproces een bulk bestelling plaatsen. Het lesmateriaal komt vervolgens aan bij de school.
• Scholen kunnen via het bestelproces een bulk bestelling plaatsen voor de leerlingen. Vervolgens wordt het lesmateriaal verzonden naar de desbetreffende leerling.
• Een leerling ontvangt een deeplink waarmee het bestelproces gestart kan worden. Vervolgens wordt het lesmateriaal verzonden naar de leerling.
• Een school stuurt een deeplink naar een late instromer toe waarvan geen LAS (leerlingen administratie systeem) gegevens bekent zijn. De leerling wordt gevraagd om een account aan te maken met zijn gegevens, om vervolgens het bestelproces te kunnen starten.
• Een school besteld namens een leerling die een andere niveau gaat volgen het lesmateriaal. Vervolgens krijgt de school of leerling het lesmateriaal toegestuurd.
• Wanneer een bestelling is gedaan heeft de leerling/school nog 6 weken de tijd om zijn bestelling aan te passen. Daarna is het niet meer mogelijk om de bestelling te annuleren of aan te passen.